Az inbox olyasmi, ami egyszerre segíti és hátráltatja munkánkat. A céges kommunikáció kiváló eszköze az email, sokszor azonban inkább szabotálja a hatékonyságot. Mégis hogyan lehet ezt a kettősséget feloldani?

Az elmúlt években, míg az email elfoglalta domináns helyét mindennapi kommunikációnkban, ezer és egy megoldás született már arra, hogyan növelhetjük hatékonyságunkat.

Nincs megállás?

Vannak, akik például délig (vagy akár egész nap) nem nézik meg a friss üzeneteiket. Így mindig tudják, hogy mekkora feladathalmon kell átrágniuk magukat adott idő alatt, és a bejövő mailek nem zavarják, térítik el őket az aktuális feladattól. Könnyebben terveznek, gyorsabban haladnak. Persze, ez nem kivitelezhető minden munkakörben – van, ahol ha nem válaszolunk perceken belül, máris kárunk származik belőle.

Nyugaton sok cégnél vezették már be, hogy az alkalmazottakat eltiltják a túlórázástól. Nem csak policy, hogy nem nézhetik meg mailjeiket munkaidőn túl, de a szerverek nem is továbbítják az üzeneteket – friss mailek mindig csak másnap reggel, a munkaidő kezdetével esnek be. Ennek is az a célja, hogy a folyamatos áramlás helyett inkább adagokkal foglalkozzunk. Tervezhető feladatokkal a káosz helyett.

Kutatások bizonyították azt is, hogy azok, akik csak napi három-négyszer ellenőrzik inboxukat, sokkal kevésbé stresszesek, mint azok, akik folyamatosan figyelik azt.

Közösségi mail?

inbox_2Vannak, akik szerint maga a technológia szorul némi finomításra. Az email természeténél fogva olyan, hogy nehezen választhatjuk szét a munkát és a szórakozást. Egy átlagos felhasználó napi 150 e-mailt kap, és a legkifinomultabb szűrők sem képesek tökéletesen mederbe terelni a forgalmat.

Az MIT kutatói szerint más irányba kellene terelnünk az egészet: az elektronikus levelezésnek használnia kellene a közösségi médiában bevált megoldásokat.

Amy Csang, az egyetem Számítástechnikai és Mesterséges Intelligencia Laboratóriumának (CSAIL) PhD-hallgatója szerint olyan funkciókat vezethetnénk be, az emailezésbe, mint a lájkolás, követés vagy éppen letiltás. Ezzel a beszélgetéseket relevánsabbá tehetnénk és csökkenthetnénk a folyamatosan özönlő üzenetek által keltett nyomasztó érzést.

Azt persze Csang és társai is elismerik, hogy ez nem teljes és végleges megoldás, csak egy lehetséges irány. Egy hatékony megoldásban a technológia változásának és szokásaink, a policy hatékony átalakításának egyszerre kell jelen lennie, a feladat tehát nem egyszerű.

És te hogyan igyekszel kordában tartani inboxodat, hogy ne temessen maga alá?